PERSONAS DATU APSTRĀDES NOTEIKUMI

  1. VISPĀRĪGĀ INFORMĀCIJA

1.1. Šie noteikumi skaidro, kādus personas datus biedrība “KALM International Trainings” (Miera skola) iegūst, kādam nolūkam tos izmanto, cik ilgi glabā un kādas tiesības ir personām, kuru datus mēs apstrādājam.

1.2. Personas dati ir jebkura informācija, pēc kuras var tieši vai netieši identificēt cilvēku, piemēram, vārds, uzvārds, kontaktinformācija, fotoattēls vai IP adrese.

1.3. Personas datus apstrādājam saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula) un Fizisko personu datu apstrādes likumu.

  1. DATU PĀRZINIS

2.1. Biedrības ikdienas darbībā (3. sadaļā minētajos gadījumos) personas datu pārzinis ir biedrība “KALM International Trainings”, reģistrācijas Nr. 40008273517, juridiskā adrese: Annas Brigaderes iela 4-28, Rīga, LV-1082.

2.2. Jautājumos par personas datu apstrādi var sazināties, rakstot uz kalmtrainings@gmail.com.

2.3. Īstenojot Erasmus+ projektus, biedrība personas datus apstrādā kā apstrādātājs, nevis pārzinis. Šī apstrāde ir aprakstīta 10. sadaļā.

  1. KĀDUS DATUS UN KĀPĒC MĒS APSTRĀDĀJAM

3.1. Pasākumu, apmācību un citu grupu dalībnieki
Nolūks: pieteikšanās, saziņa ar dalībnieku, pasākuma organizēšana, dalības uzskaite un projektu atskaišu sagatavošana.
Dati: vārds, uzvārds, e-pasts, tālrunis, vecums, pārstāvētā organizācija vai nodarbošanās, ēšanas paradumi un cita informācija, ko dalībnieks norāda pieteikuma anketā.
Pamats: personas piekrišana; līguma izpilde; finansētāja prasību izpilde.

3.2. Citu finansētu projektu dalībnieki (ne Erasmus+)
Nolūks: dalības nodrošināšana, izdevumu atlīdzināšana, līgumu slēgšana, atskaišu sagatavošana finansētājiem.
Dati: papildus 3.1. punktā minētajiem arī personas kods, dzimšanas datums, adrese, bankas konts, ceļošanas dokumenti (biļetes, rēķini) un cita informācija, ko pieprasa finansētājs.
Pamats: līguma izpilde; juridiska pienākuma izpilde.

3.3. Biedri un brīvprātīgie
Nolūks: uzņemšana biedrībā, saziņa, brīvprātīgā darba līgumu sagatavošana, biedru naudas uzskaite.
Dati: vārds, uzvārds, personas kods, adrese, kontaktinformācija, informācija no pieteikuma anketas.
Pamats: līguma izpilde; juridiska pienākuma izpilde.

3.4. Sadarbības partneri, treneri un pakalpojumu sniedzēji
Nolūks: līgumu slēgšana un izpilde, norēķini, grāmatvedības uzskaite.
Dati: vārds, uzvārds, personas kods vai reģistrācijas numurs, adrese, kontaktinformācija, bankas konts.
Pamats: līguma izpilde; juridiska pienākuma izpilde.

3.5. Ziedotāji
Nolūks: ziedojuma saņemšana un uzskaite.
Dati: vārds, uzvārds vai uzņēmuma nosaukums, kontaktinformācija, ziedojuma summa.
Pamats: juridiska pienākuma izpilde; personas piekrišana.

3.6. Personas, kas sazinās ar biedrību
Nolūks: atbilde uz jautājumu, informācija par pasākumiem.
Dati: vārds, uzvārds, kontaktinformācija un saziņas saturs.
Pamats: personas piekrišana; biedrības leģitīmās intereses.

  1. FOTO UN VIDEO

4.1. Mūsu pasākumos var tikt fotografēts un filmēts, lai informētu sabiedrību par biedrības darbību un izpildītu finansētāju publicitātes prasības. Attēli un video var tikt publicēti:

  • biedrības mājaslapā un sociālajos tīklos;
  • sadarbības partneru un finansētāju mājaslapās un sociālajos tīklos;
  • biedrības pārstāvju, treneru un organizatoru personīgajos sociālo tīklu profilos;
  • projektu atskaitēs un informatīvajos materiālos.

4.2. Ja nevēlies tikt fotografēts vai filmēts, pasaki to pasākuma organizatoriem vai raksti uz kalmtrainings@gmail.com. Ja vēlies, lai jau publicēts foto vai video ar tevi tiek dzēsts, raksti mums. Mēs to dzēsīsim no biedrības un tās pārstāvju kanāliem un lūgsim to izdarīt arī sadarbības partneriem.

4.3. Tiešsaistes nodarbības (piemēram, prakses grupa Zoom platformā) netiek ierakstītas bez iepriekšējas dalībnieku piekrišanas.

  1. KAM DATI VAR TIKT NODOTI

5.1. Personas datus nepārdodam un nenododam trešajām personām mārketinga nolūkos.

5.2. Dati var tikt nodoti:

  • finansētājiem un to uzraudzības iestādēm (VIAA, JSPA, Eiropas Komisija), ja tas nepieciešams projekta īstenošanai un atskaitēm;
  • grāmatvedības pakalpojuma sniedzējam;
  • valsts iestādēm, ja to paredz normatīvie akti;
  • tehnisko pakalpojumu sniedzējiem, ko izmantojam ikdienas darbā (piemēram, Google Forms un Gmail pieteikumiem un saziņai, Zoom tiešsaistes nodarbībām, Mozello mājaslapai).

5.3. Daži no šiem pakalpojumu sniedzējiem var glabāt datus ārpus Eiropas Savienības. Tādos gadījumos datu aizsardzību nodrošina Eiropas Komisijas apstiprinātie mehānismi, piemēram, standartlīguma klauzulas.

  1. DATU GLABĀŠANA

6.1. Datus glabājam tikai tik ilgi, cik nepieciešams konkrētajam nolūkam vai cik to nosaka normatīvie akti un finansētāju līgumi.

6.2. Citu finansētu projektu dokumenti tiek glabāti tik ilgi, cik to paredz attiecīgais finansēšanas līgums. Erasmus+ projektu datu glabāšanas termiņi norādīti 10.5. punktā. Grāmatvedības attaisnojuma dokumenti tiek glabāti saskaņā ar Grāmatvedības likumu.

6.3. Pieteikumu anketu dati, kas nav nepieciešami atskaitēm, tiek dzēsti pēc pasākuma vai projekta noslēguma.

6.4. Kad glabāšanas pamats beidzas, dati tiek dzēsti vai anonimizēti.

  1. DATU AIZSARDZĪBA

7.1. Piekļuve personas datiem ir tikai tiem biedrības pārstāvjiem, kuriem tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai. Mēs izmantojam paroles un piekļuves ierobežojumus, lai dati netiktu nejauši vai nesankcionēti izpausti.

  1. SĪKDATNES

8.1. Biedrības mājaslapa darbojas Mozello platformā, kas var izmantot sīkdatnes mājaslapas darbības nodrošināšanai un apmeklējuma statistikai. Sīkdatnes var izdzēst vai bloķēt savas pārlūkprogrammas iestatījumos.

  1. TAVAS TIESĪBAS

9.1. Attiecībā uz datiem, kuru pārzinis ir biedrība, tev ir tiesības:

  • uzzināt, kādus tavus datus mēs apstrādājam;
  • pieprasīt datu labošanu vai dzēšanu, ja to neliedz normatīvie akti vai finansētāja prasības;
  • ierobežot datu apstrādi vai iebilst pret to;
  • jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu;
  • iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).

9.2. Lai izmantotu savas tiesības, raksti uz kalmtrainings@gmail.com. Atbildēsim viena mēneša laikā. Ja nepieciešams, varam lūgt apstiprināt identitāti.

9.3. Tiesības attiecībā uz Erasmus+ projektu ietvaros apstrādātajiem datiem aprakstītas 10.6. un 10.7. punktā.

  1. PERSONAS DATU APSTRĀDE ERASMUS+ PROJEKTOS

10.1. Īstenojot Erasmus+ projektus, biedrība personas datus apstrādā kā apstrādātājs. Personas datu pārzinis ir Eiropas Komisija, Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ģenerāldirektorāts (DG EAC), adrese: 1049 Brussels (Bruxelles/Brussel), Beļģija, e-pasta adrese: eac-data-protection@ec.europa.eu.

10.2. Personas datus, kurus biedrība apstrādā savu juridisko pienākumu izpildei (piemēram, grāmatvedības attaisnojuma dokumentus par izdevumu atlīdzināšanu), biedrība apstrādā kā pārzinis saskaņā ar šo noteikumu 2. un 3. sadaļu.

10.3. Kādus datus un kāpēc apstrādājam
Nolūks: dalības nodrošināšana Erasmus+ mobilitātēs un apmācībās, ceļa un citu izdevumu atlīdzināšana, līgumu slēgšana, informācijas ievadīšana Eiropas Komisijas Erasmus+ informācijas sistēmās (piemēram, Beneficiary Module) un atskaišu sagatavošana.
Dati: vārds, uzvārds, kontaktinformācija, personas kods, dzimšanas datums, adrese, bankas konts, ceļošanas dokumenti (biļetes, rēķini), dalībnieku atsauksmju anketas un cita informācija, ko pieprasa Erasmus+ programmas noteikumi un dotācijas līgums.
Pamats: dotācijas līguma un Erasmus+ programmas prasību izpilde.

10.4. Erasmus+ projektu dati var tikt nodoti Valsts izglītības attīstības aģentūrai (VIAA), Jaunatnes starptautisko programmu aģentūrai (JSPA) un Eiropas Komisijai projektu uzraudzībai, pārbaudēm un auditiem. Kā Eiropas Komisija apstrādā personas datus Erasmus+ programmā, ir skaidrots tās privātuma paziņojumā: https://ec.europa.eu/erasmus-esc-personal-data

10.5. Personas dati tiek glabāti:

  • grāmatvedības attaisnojuma dokumenti: piecus gadus saskaņā ar Grāmatvedības likumu;
  • projekta uzskaites dokumenti: piecus gadus pēc dotācijas galīgā maksājuma vai trīs gadus, ja dotācija nepārsniedz 60 000 EUR, kā to nosaka dotācijas līgums;
  • Eiropas Komisijas informācijas sistēmās ievadītie dati: saskaņā ar Eiropas Komisijas privātuma paziņojumu, ne ilgāk kā desmit gadus.

10.6. Par Erasmus+ ietvaros apstrādātajiem datiem tev ir tiesības vērsties pie Eiropas Komisijas Izglītības, jaunatnes, sporta un kultūras ģenerāldirektorāta (eac-data-protection@ec.europa.eu) vai Eiropas Komisijas datu aizsardzības inspektora (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu), lai:

  • saņemtu informāciju par savu personas datu apstrādi;
  • pieprasītu neprecīzu datu labošanu;
  • pieprasītu personas datu apstrādes ierobežošanu normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.

10.7. Ja uzskati, ka tavu personas datu apstrāde Erasmus+ ietvaros pārkāpj piemērojamos datu aizsardzības normatīvos aktus, tev ir tiesības iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (EDAU), Rue Wiertz 60, B-1047 Brussels, Belgium, vai elektroniski, izmantojot EDAU sūdzību iesniegšanas tīmekļvietni.

10.8. Ar jautājumiem par Erasmus+ projektu datu apstrādi vari vērsties arī pie biedrības, rakstot uz kalmtrainings@gmail.com. Mēs palīdzēsim vai pārsūtīsim pieprasījumu pārzinim.

  1. NOSLĒGUMA NOTEIKUMI

11.1. Biedrība var grozīt šos noteikumus. Aktuālā versija vienmēr ir pieejama biedrības mājaslapā.

Noteikumi spēkā no 17.10.2026., aktualizēti 28.10.2026.